¿Cuántas veces has sentido que una gran idea se queda solo en tu mente porque no sabes por dónde empezar? Tal vez tengas en mente una investigación que abre nuevos horizontes, un emprendimiento innovador o simplemente el deseo de presentar un trabajo final impecable. Sin embargo, entre plazos ajustados, desorganización y falta de conocimiento de herramientas, esas ideas corren el riesgo de no concretarse.

Aquí es donde aparece la gestión de proyectos como una herramienta transformadora. Como sostiene Yang (2019), la gestión de proyectos otorga el poder de actuar, concretar ideas. No es solo para grandes empresas, sino que también es un método accesible que puede ayudarte a organizar tus ideas y llevar a cabo tus proyectos con éxito. Ya sea que quieras desarrollar una investigación de impacto, lanzar un emprendimiento innovador o simplemente entregar un trabajo final bien estructurado, aplicar principios básicos de gestión de proyectos puede marcar la diferencia.

Para comprender cómo la gestión de proyectos puede convertirse en tu mejor aliada en la vida académica y profesional, el presente ensayo primero explica qué es un proyecto y su aplicación en la investigación y el emprendimiento, dos ámbitos con presencia significativa en las universidades contemporáneas (Etzkowitz & Leydesdorff, 1995; Yang, 2019) y que, además, promueven el desarrollo sostenible de las sociedades (Naciones Unidas 2018). Luego, examina diversas metodologías y herramientas que se pueden utilizar en el desarrollo de proyectos en dichos campos, así como en otras áreas personales del estudiante. Finalmente, expone que la gestión de proyectos ayuda a desarrollar competencias blandas clave para el desarrollo profesional, empoderando así al estudiante.

Dicho lo anterior, el Project Management Institute (2021, p. 4) explica que “un proyecto es un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único”. Por ejemplo, un esfuerzo con un inicio y fin definidos que se realiza para crear una página web funcional o publicar un libro académico es un proyecto. Así, uno observa que los proyectos no solo están presentes en las grandes corporaciones, como se mencionó previamente, sino que, en realidad, se manifiestan en diversos ámbitos, entre los cuales la investigación y el emprendimiento no son las excepciones.

En el campo de la investigación, Valencia y Taboada (2022) explican que para desarrollar iniciativas en este sector se requiere aplicar la gestión de proyectos, dado que se necesita gestionar eficientemente el alcance, tiempo, costos, recursos y expectativas de los interesados. Como se precisó anteriormente, este tipo de iniciativas son clave para lograr un desarrollo sostenible en las sociedades (Naciones Unidas, 2018). En cuanto al emprendimiento, Yang (2019) sostiene que la aplicación de los conceptos y metodologías de la gestión de proyectos en un emprendimiento incrementa sus probabilidades de éxito.

Respecto a las metodologías de la gestión de proyectos, hallamos enfoques predictivos, ágiles e híbridos. En primer lugar, el enfoque predictivo, también llamado metodología en cascada o tradicional, se basa en una planificación detallada y secuencial desde el inicio del proyecto (PMI, 2021). Un enfoque de ese tipo es el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), que divide el proceso en fases bien definidas: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre (Kerzner, 2017). Este modelo, por ejemplo, es ideal para investigaciones con requerimientos bien establecidos y con baja probabilidad de cambios, ya que permite un control exhaustivo del proceso.

En segundo lugar, el enfoque ágil se fundamenta en la flexibilidad y la adaptabilidad a los cambios que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto. Uno de los marcos más representativos de esta metodología es Scrum, el cual organiza el trabajo en iteraciones cortas llamadas "sprints", permitiendo la entrega incremental de valor y fomentando la colaboración dentro del equipo (Schwaber & Sutherland, 2020). En suma, esta metodología se caracteriza por la mejora continua a través de la retroalimentación constante, lo que lo convierte en un enfoque idóneo, por ejemplo, para investigaciones donde se requiere validar hallazgos de manera iterativa y ajustarse a descubrimientos emergentes.

Otro modelo ágil ampliamente utilizado es Lean Startup, propuesto por Ries (2011). Este método se centra en la experimentación rápida y el aprendizaje validado mediante la creación de "productos mínimos viables" (PMV), que permite a los emprendedores lanzar una versión básica de su producto al mercado lo antes posible, con las características esenciales, para recibir retroalimentación directa de los clientes. Aplicado a la investigación, Lean Startup permite a los investigadores probar sus hipótesis de manera empírica antes de invertir recursos significativos. En suma, este enfoque es particularmente valioso en entornos de alto dinamismo, como el mercado de startups, donde la capacidad de ajustar rápidamente el producto en función de la respuesta del mercado puede ser la clave para el éxito. También es útil en estudios de mercado o en proyectos donde la recolección de datos en tiempo real es fundamental para la toma de decisiones.

Por último, el enfoque híbrido combina las ventajas del enfoque predictivo y del enfoque ágil, permitiendo estructurar las fases iniciales del proyecto con una planificación detallada y, posteriormente, adaptarse a cambios mediante técnicas ágiles (Wysocki, 2011). Por ejemplo, una investigación puede emplear una metodología predictiva para definir su problema y establecer una estrategia de recolección de datos, mientras que la fase de análisis y desarrollo de conclusiones puede beneficiarse de un modelo ágil para modificar enfoques y generar nuevas preguntas de investigación a partir de los resultados obtenidos.

Por otra parte, según el PMI (2021), tanto la planificación como la organización son aspectos relevantes en la gestión de todo proyecto. Ante ello, el uso de herramientas digitales en esta materia ha cobrado relevancia en los últimos años, ya que facilitan la planificación, el seguimiento de actividades y la colaboración entre los miembros del equipo.

Por un lado, Trello y ClickUp, por ejemplo, son plataformas que emplean tableros visuales para organizar tareas y monitorear avances en tiempo real (Schwaber & Sutherland, 2020). Trello utiliza el sistema Kanban, que permite visualizar el flujo de trabajo en diferentes etapas, desde la planificación hasta la ejecución y finalización de tareas. ClickUp, por su parte, ofrece funcionalidades avanzadas como la gestión de dependencias y el seguimiento de prioridades, lo que lo convierte en una opción más robusta para la gestión de proyectos complejos.

Por otro lado, otra herramienta clave en la gestión de proyectos es Notion, la cual combina bases de datos, documentos, gestión de tareas y colaboración en un solo entorno digital. Esta plataforma permite a los equipos estructurar información, tomar notas y dar seguimiento al progreso de cada fase del proyecto, centralizando la documentación y facilitando el acceso a los recursos compartidos.

Además, cabe resaltar que los diagramas de Gantt, son fundamentales para visualizar la distribución del tiempo en cada fase del proyecto y ajustar los plazos según las necesidades del equipo (Wysocki, 2011). En esta línea, herramientas como Microsoft Project y Gantt PRO permiten crear y administrar estos diagramas, lo que facilita la identificación de tareas críticas y la asignación eficiente de recursos.

En cuanto al impacto de la gestión de proyectos en la vida profesional, primero hay que comprender lo siguiente. Musicco (2018) explica que las soft skills comprenden competencias personales que un individuo presenta y gestiona a su modo y se caracterizan por ser transversales, es decir, pueden aplicarse en múltiples circunstancias. Este autor aclara que, si bien tienen una base en las características innatas de cada individuo, pueden desarrollarse y perfeccionarse. Asimismo, investigaciones, como la de Deming (2017), muestran un incremento en la demanda de estas competencias en el mercado laboral a lo largo de los últimos años.

En ese sentido, Yoon-García et al. (2024) investigaron sobre la factibilidad de adoptar metodologías de gestión de proyectos para impulsar el desarrollo de habilidades blandas o soft skills, como el liderazgo, la comunicación efectiva y la resolución de problemas, en alumnos de educación superior. Sus hallazgos indican que la incorporación de metodologías de gestión de proyectos en los planes de estudio no solo fortalece la formación integral de los estudiantes, sino que también potencia su competitividad en el ámbito laboral a nivel global.

En síntesis, los proyectos están presentes en todas partes, en nuestra vida diaria, en lo académico y lo profesional. La implementación de las metodologías mencionadas junto con las herramientas tecnológicas permite a los estudiantes llevar a cabo sus proyectos de modo más eficiente y con una menor carga cognitiva. Finalmente, la gestión de proyectos no solo impacta de manera positiva en la vida universitaria, sino que también brinda competencias clave para su futuro profesional, empoderando así a los alumnos.